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Los 7 consejos para dividir y trocear los grandes desafíos

Si eres de los que se siente abrumado al iniciar un proyecto de gran magnitud, la técnica de “dividir y trocear” será de gran ayuda para ti. Dividir y trocear te permite concretar las tareas importantes para lograr tu gran desafío. Y cada paso que des será un buen motivo para celebrar y para perseguir el objetivo principal.

Son las 10 de la mañana. Tu mejor amigo del cole, Pepe, te pide que organices el primer encuentro con los amigos del colegio, con quienes no te ves desde hace más de 25 años, y dispones de un mes para organizarlo todo. Te preguntas por dónde empezar, qué pasos dar y cómo asegurar que todo esté listo para el gran día. El proyecto te intimida. Sientes agobio y presión.

Lo más habitual en estos casos es ponerse manos a la obra. Es decir, arrancar haciendo, sin apenas planificar. Ante un desafío complejo, es importante pararse a pensar y trocear y despiezar cada una de las tareas a desarrollar y también ver la secuencia lógica y la relación entre las tareas. La tormenta de ideas te permite visualizar la fiesta con los amigos de infancia y desgranar cómo montar la gran celebración.

Dividir y trocear supone apostar por la productividad personal. De ahí la importancia de identificar las tareas, ver la relación y secuencia entre ellas, definir cómo ejecutarlas, y asignar el tiempo que te llevará desarrollarlas, según los recursos que dispongas, ya sea un equipo como la financiación (costes). Esta técnica te ayuda a vencer la sensación de agobio y a planificar tu deseo, sorteando los imprevistos.

Las 7 claves para “dividir y trocear” y lograr así que la fiesta con los amigos de antaño sea un éxito son:

1. Tormenta de ideas. Resérvate tiempo en tu agenda para reunirte contigo mismo y preguntarte ¿qué tareas concretas conlleva este proyecto?, ¿en qué orden atiendo estas tareas?, ¿cuánto tiempo me toma cada tarea?, ¿qué esfuerzo me lleva ejecutar cada tarea?

“Organizar la fiesta me llevará unas 100 horas. Las tareas esenciales son saber cuántos amigos iremos y acordar una fecha”.

2. Sota, caballo y rey. Una vez terminada la tormenta de ideas, toca organizar las tareas, diferenciando y clasificando los componentes, las prioridades y las secuencias de acontecimientos.

“Los componentes de la fiesta son las personas que irán, el lugar y el transporte. La prioridad está en saber cuántos amigos se apuntan a la fiesta y acordar una fecha. La secuencia de acontecimientos pasará por reservar el restaurante en la fecha acordada y solucionar el transporte”.

3. I’m loving it. Todo proyecto complicado incluye tareas que te encantan y otras que te resultan más difíciles de ejecutar. Esta diferenciación te ayudará a planificar cuándo hacer qué, teniendo en cuenta también tu estado de ánimo y predisposición.

“Hoy estoy fatal. Me duele la cabeza. Hoy me dedicaré a tareas menos complejas, aunque esenciales para la fiesta del cole”.

4. Por si las moscas Las circunstancias pueden variar de forma imprevista. Las piezas del puzle cambian y te tocará reajustar el plan. Al haber dividido y troceado, verás que tendrás mayor capacidad de reacción ante los contratiempos.

“La fecha elegida para la fiesta coincide con el partido de futbol Barça-Madrid. Decido llamar al restaurante para saber si emitirán el partido ese día”.

5. ¡Hurra! Cada pequeño logro es motivo de alegría y también de celebración. Son pequeños pasos los que hacen posible que logres tu mayor ilusión. Celebra cada pequeño avance.

“He completado las tareas más complicadas para mí. Aún queda mucho por delante. Hoy lo celebraré tomándome un desayuno en mi cafetería del barrio preferida”.

6. Tu guionista. Ante desafíos retadores, seguramente pasarás por emociones muy diversas como la euforia o el desánimo. Toma consciencia de tus emociones y escucha los diálogos internos que mantienes contigo mismo. En días difíciles, ayudará si tu guionista interno te anima a seguir adelante, conectando con quién eres.

“Siento desánimo y desgana por el proyecto. Quiero seguir adelante. Mi diálogo interno hoy dice que siempre salgo adelante. Soy bueno y sé que logaré lo que me proponga”.

7. Check point. Conviene que con cierta frecuencia revises el estado de cada tarea y lo reflejes en tu plan. La foto global del proyecto te permitirá reenfocar o ajustar el plan.

“Una vez por semana reviso el estado de ejecución de cada tarea y así puedo ver el impacto en el plan. Me permite tomar decisiones antes de que sea demasiado tarde”.

Son las 10 de la mañana. ¡Es el gran día de reencuentro con tus amigos y toca disfrutar!

Silvia Bueso es Captadora de Fondos, Comunicadora, Coach y experta en el “arte de pedir”. Ha consolidado su pasión por saber pedir actuando como captadora de fondos de grandes donaciones nacionales e internacionales en Fundación ESADE.

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