8 buenas prácticas para gestionar emails con eficacia

¿Cuánto tiempo dedicas a responder emails en el trabajo? ¿Cuántos emails recibes al día? Si tu respuesta son más de 20 correos, tu efectividad podría estar viéndose afectada.

Estos consejos te ayudarán a gestionar el correo de manera más eficaz y a aumentar tu productividad.

1. Desactiva la alerta de nuevos mensajes

En vez de dejarte interrumpir cada vez que entra un email fija franjas temporales al día para revisar el correo electrónico. Estar pendiente del email es uno de los peores ladrones de tiempo y un gran enemigo de la concentración y la productividad.

2. Crea reglas avanzadas

Detecta correos recurrentes en tu bandeja de entrada y crea reglas para realizar un seguimiento ágil de los mensajes y enviarlos directamente a las carpetas que te interesen. Hay reglas avanzadas que hacen auténticas virguerías y te permiten ejecutar varias acciones a la vez.

3. No abuses del cc

Antes de enviar un email revisa si es estrictamente necesario que haya personas en copia. Al enviar un email con varias personas en cc corres el riesgo de iniciar una cadena de emails interminable con muchas personas opinando sobre un tema.

4. Levántate de la silla

El email no siempre es la manera más ágil de resolver un tema. Valora si la petición en cuestión es algo que podría resolverse más rápido hablando en persona o con una rápida llamada telefónica.

5. Sé breve en tus respuestas

Si recibes emails largos, no te sientas obligado a responder con emails de la misma extensión. Cuanto más breve seas, más tiempo tendrás para otras tareas importantes. Que seas breve no quiere decir que tengas que ser antipático. Se puede ser conciso con mucha elegancia.

6. Date de baja de emails innecesarios

¿Llevas tiempo recibiendo emails o newsletters que no te aportan nada? Date de baja de los emails que hace tiempo que no abres o asegúrate de que todos van directamente a la carpeta de correo basura.

7. Utiliza el fuera de oficina

Aunque estés en la oficina, si tienes picos de trabajo muy fuertes hay gurús de la gestión del tiempo que recomiendan que actives temporalmente el “fuera de oficina” con un mensaje en el que expliques que no podrás responder de inmediato y que si es algo urgente te llamen por teléfono.

8. Evita estar en listas de correos innecesarias

Las listas de correo con varias personas pueden ser muy útiles, pero también pueden convertirse en un gran ladrón de tiempo porque a veces no queda claro quién tiene que actuar. Aségurate de que sólo estás en listas de correo que son de tu área y evitarás tener que leer muchos emails innecesarios.