Cómo organizar el tiempo ante un gran volumen de trabajo

El exceso de trabajo es un problema que sufren muchos profesionales hoy en día: la vida laboral y la personal hacen que llevemos un ritmo de vida ajetreado y que, a menudo, dificulten la conciliación entre ambas. Pero no es una situación que no se pueda mejorar si sabes cómo organizar tu tiempo para hacer tus días más leves.

De hecho, el volumen de trabajo es una de las principales causas de estrés laboral. Si sientes que tu lista de tareas empieza a parecerse a un pergamino, ¡sigue leyendo!

1. Respeta tu tiempo

A partir de ahora, la agenda será tu mejor amiga. Vuelca toda la información de tu lista de tareas en ella -incluidos los descansos, tiempo para dedicar a proyectos y reuniones- y sé realista en tus expectativas. De esta forma, tendrás una vista general de las tareas pendientes y sus plazos.

A medida que se sumen tareas a tu lista, valora una por una si pueden ser añadidas o completadas otro día de tu agenda. Ante todo recuerda: no todo tiene por qué ser urgente, respetar tu tiempo y agenda te ayudará a establecer límites.

2. Adiós distracciones

En momentos de estrés es mucho más fácil caer en distracciones que anulan la productividad, tales como mirar las redes sociales, revisar el correo electrónico o, simplemente, una notificación del móvil. En la medida posible, elimina estas distracciones silenciando el móvil o cerrando las ventanas del ordenador innecesarias para la tarea en cuestión.

Cuanta más concentración logres, antes terminarás la tarea y, además, obtendrás un resultado más satisfactorio. Eso sí, la concentración es tan importante como el descanso, ¡no olvides tomarte un respiro entre tarea y tarea!

3. Establece límites

Si quieres evitar el estrés y la sobrecarga de trabajo, di la palabra mágica: “no”. Solo tú sabes cuán cargada está tu agenda y dónde está el límite. Si tienes claro que tu tiempo no puede abarcar más trabajo, no tengas miedo a decir no.

No es fácil, pero hacerlo te ayudará a fomentar tu productividad y satisfacción laboral. Puede que te ayude a encontrar las palabras correctas este artículo sobre 5 maneras efectivas de decir que no.

4. También en las reuniones

En la mayoría de las compañías la mayor parte del tiempo se invierte en las reuniones, tiempo que en ciertas ocasiones es necesario para destinar a otras tareas. De nuevo, no es fácil tener que aplazar una reunión, pero de esta forma evitarás un efecto dominó por querer abarcar a todo con prisas.

Ahora bien, no te acostumbres a aplazar las reuniones, hazlo solo en caso de que sea posible y necesario. Si quieres reducir las probabilidades de tener que posponer una reunión, ¿por qué no pruebas estableciendo un máximo semanal?

5. Prioriza las tareas

Probablemente, tú y tu superior no tengáis la misma perspectiva acerca de la prioridad de cada proyecto. Es totalmente normal. Esto pasa porque tu jefe/a cuenta con más información sobre la visión estratégica de la compañía. Por eso, no está de más reunirte para asegurarte de cuáles son las prioridades.

Esto te ayudará, por un lado, a saber que estás trabajando en las tareas indicadas y, por otro lado, a evitar el estrés. Al fin y al cabo, estarás reduciendo las posibilidades de tener que realizar ciertas tareas a última hora.

En definitiva, la planificación y organización del tiempo es una de las 3 acciones para combatir el estrés laboral más efectivas. Así que no lo dejes para mañana, coge tu lista de tareas, aplica estos consejos y empieza disfrutar de tu tiempo libre, ¡es oro!

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