5 consejos para tener reuniones productivas

Para que todas las reuniones empiecen con buen pie y consigáis hablar de todos los puntos del día de una forma eficiente y eficaz, a continuación te mostramos unos consejos a tener en cuenta.

1. Organización

Antes de entrar en la sala de reunión es vital que previamente hayas anotado – en tu cabeza, en una libreta o en una pizarra – los puntos más importantes que deben ser tratados con tu equipo. Si hay pequeños aspectos que no son muy relevantes puedes comentarlos posteriormente y de forma individual con la persona correspondiente.

2. Establecer la duración de la reunión

Debido a las agendas o al tiempo limitado para disponer de la sala de reunión es importante que se cumpla el horario específico programado para hablar de todos los temas relevantes. En este sentido, es recomendable que comentes a los asistentes el tiempo que tenéis porque el reloj no se detiene y se deberá “ir al grano”.

3. Saber escuchar

Una vez hayas introducido el punto que debéis comentar y pidas feedback a los miembros de tu equipo, escucha cada una de las propuestas que te proponen con atención. Si quieres hacer un matiz o alguna observación, espera a que todos hayan expuesto su opinión. Ése será el momento en que podrás dar tu punto de vista (tanto si estás conforme como si no).

4. No estancarse/pasar a la acción

En muchas ocasiones, alguno de los puntos de la agenda puede ser conflictivo y requiere más atención por parte de todos. En este tipo de situaciones, algunas personas pierden más tiempo en hablar sobre los impedimentos que en buscar soluciones. Como jefe de equipo es necesario que sepas identificar este tipo de inconvenientes e incentives a tu equipo para que aporten ideas que acaben resolviendo el problema. Debes pasar a la acción.

5. Cierre/resumen

Cuando se acabe la reunión es importante que todo el mundo abandone la sala con las ideas y los mensajes claros. Cada miembro del equipo debe saber qué tareas debe desempeñar y como jefe de equipo puedes ayudar en esta faceta haciendo un pequeño resumen de 5 minutos para cerrar la reunión.

Por último, tan sólo recordar que cuando se planifica una reunión con otros compañeros de trabajo es importante tener en cuenta que el tiempo lo estáis invirtiendo todos, así que recuerda ser puntual por respeto a los demás.